آیین نامه کمیته های تخصصی

آیین نامه عمومي

کمیته های تخصصی و فن آوری

انجمن سازندگان تجهیزات صنعت نفت ایران

تدوین: ۳۰/۰۴/۱۳۹۸

تصویب هیأت مدیره: ۰۳/۰۶/۹۸

این آیین نامه به منظور ،تشریح نحوه انتخاب، شرایط و فعالیت کمیته های تخصصی انجمن سازندگان تجهیزات صنعت نفت ایران تدوین گردید:

اهداف
- ایجاد هم افزایی بین اعضاء کمیته تخصصی در راستای نیل به اهداف مصوب کمیته
- تعیین شاخص های تخصصی ارزیابی و عضویت
- پایش ، کنترل، بازنگری و اقدام اصلاحی کمیته بر اساس اهداف تعیین شده
- ایجاد شفافیت در گردش اطلاعات
- بازوی کارشناسی و تخصصی استصنا
- مطالعه ، تنظیم قواعد و مدیریت در مواجه با بازار
دامنه کاربرد

کلیه مفاد این آیین نامه شامل کمیته تخصصی و کارگروه های ذیربط آن می باشد.

تعاریف
- استصنا : انجمن سازندگان صنعت نفت ایران است که از این پس استصنا خوانده خواهد شد.
- هیأت رئیسه: جمعی است متشکل از ۵ نفر عضو اصلی شامل یک نفر رئیس و یک نایب رئیس و ۱ نفر دبیر به علاوه ی ۲ نفر عضو علی البدل، که در صورت انفصال هریک از اعضای اصلی عضو علی البدل جایگزین خواهد شد.
- کمیته: جمعی است متشکل از کلیه اعضاء
- کارگروه تخصصی: جمعی متشکل از هر گروه از اعضاء با محصولات مشابه یا انتخاب جمعی از اعضاء کمیته برای
- انجام ماموریت خاص به انتخاب هیات رییسه کمیته
- مجمع کمیته: مجمعی متشکل از کلیه اعضاء کمیته که هر دو سال جهت تعیین هیات رییسه و اهداف کمیته برگزار می گردد و می بایست زمان برگزاری آن با زمان برگزاری انتخابات هیات مدیره انجمن تقارن نداشته باشد.
- مجمع فوق العاده کمیته: عبارت است از جلسات متشکل از کلیه اعضاء جهت پایش، کنترل، بازنگری و اقدام اصلاحی کمیته بر اساس اهداف تعیین شده که حسب نیاز برگزار می گردد.
- حضور نماینده ستاد هماهنگی کمیته های تخصصی و فن آوری بدون حق رای مستقل در کلیه مجامع بعنوان ناظر الزامی است .
فرآيند ها، نقشها و روشها
- شرایط و ضوابط انتخاب اعضاء کمیته
  - هر شرکت سازنده داخلی متقاضی عضویت در کمیته تخصصی مربوطه می بایست عضو استصنا باشد .
  - جهت عضویت در هر کمیته تخصصی، متقاضی ملزم به رعایت این آیین نامه و مقررات مصوب می باشد.
  - اعتبار عضویت متقاضیان برای حضور در مجمع کمیته به تأیید دبیرخانه استصنا برسد.
- جهت عضویت در هر کمیته تخصصی مبنا داشتن پروانه و یا نظر ستاد هماهنگی کمیته های تخصصی صائب می باشد .
- شرایط و ضوابط انتخاب اعضاء هیات رییسه

کاندیدای هیات رییسه می بایست:

استراتژی و برنامه عملیاتی خود را در راستای اهداف کمیته قبل از برگزاری مجمع عمومی در اختیار دبیرخانه استصنا و اعضای کمیته قرار دهد.
حتما از اعضاء هیأت مدیره یا سهامداران شرکت عضو و یا نماینده ی رسمی معرفی شده از طرف شرکت برای یک دوره ی یک ساله باشد.
در کمیته های تخصصی دیگر انجمن عضو هیات رییسه نباشد.
در دو دوره قبلی انفصال از هیات رییسه نداشته باشد.
عدم وجود رأی محکومیت در هیأت داوری

تبصره ۱ – افراد منتخب به صورت حقیقی در هیأت رییسه حضور خواهند داشت و قابل جایگزینی نیستند.

هیات رییسه

انتخاب ریاست و نایب رییس کمیته

انتخاب رئیس با آرای اعضاء منتخب هیات رییسه بر اساس ارائه نقشه راه، استراتژی، برنامه اجرایی استراتژیک، ساختار سازمانی و تعیین اختیارات و وظایف اعضاء هیات رییسه که بالاترین رای را در جلسه اول بعد از انتخابات مجمع کمیته ( حداکثر یک ماه پس از مجمع کمیته ) برگزار می گردد تعیین می شود. و انتخاب نایب ریس بعد از انتخاب ریاست هیأت رئیسه و بر اساس رای گیری انتخاب می شوند.

تبصره ۲ – برنامه هایی که با استراتژی استصنا مغایرت داشته باشند فقط با مجوز هیات مدیره ی استصنا قابل ارائه می باشد.

تبصره ۳ – اعضاء هیات رییسه که بدلیل عدم حضور یا عدم انجام امور محوله از هیات رییسه خارج شوند، عضویتشان در هیأت رئیسه باطل خواهد گردید.

تبصره ۴ – برنامه های ارائه شده توسط هیات رییسه جدید می بایست دستاوردهای برنامه های هیات رییسه قبلی را در برداشته باشد. و در صورت مغایر بودن ، بایستی با تصویب ستاد هماهنگی کمیته های تخصصی محقق گردد.

تبصره ۵ – برای اعضاء هیات رییسه حکم عضویت توسط رییس هیأت مدیره صادر شده و در سوابق ایشان درج می گردد.

مدت زمان عضویت در هیات رییسه

اعضاء هیات رییسه به مدت دو سال در تركيب هیات رییسه خواهند ماند و لغو عضويت ايشان در صورت استعفاء یا عدم حضور در اكثر جلسات ( بيش از حدود تعريف شده) با نظر اکثریت اعضاء هیات رییسه صورت خواهد پذیرفت. پس از لغو عضويت، هیات رییسه موظف به دعوت و تكميل تركيب تعداد اعضاء با نظر اکثریت مي باشد. همچنین اعتبار نتایج انتخابات داخلی هیات رییسه یکساله (سال عملیاتی) بوده و ادامه فعالیت اعضاء منتخب هیات رییسه منوط به رای گیری مجدد و ابقاء ایشان از سوی سایر اعضاء هیات رییسه می باشد.

شرایط انفصال از عضویت در هیات رییسه

درخواست عضو و موافقت اعضاء هیات رییسه.
بررسی گزارش عملکرد و عدم شرکت عضو هیات رییسه در ۴ جلسه متوالی و یا ۶ جلسه غیر متوالی درسال به دلائل غیرموجه که تشخیص موجه بودن بر عهده اکثریت آراء (نصف+یک) هیات رییسه می باشد.

اخذ تصمیم گیری در هیات رییسه

هر جلسه هیات رییسه با حضور نصف به علاوه يك نفر از اعضاء هیات رییسه رسمیت می یابد.
مصوبات هیات رییسه با رای اکثریت ( نصف + ۱) حضار در جلسه (بشرط رسمیت جلسه) مورد تصویب قرار می گیرند.
اعضاء در حیطه عمل و مسئولیتهای مشخص شده در این دستورالعمل مجاز به تصمیم گیری بوده و در خارج از این موارد مطابق سایر دستورالعملها و روشهای اجرایی کمیته عمل خواهد شد.

شرح مسئولیتها و وظایف عمومی هیات رییسه
- حضور در جلسات هیات رییسه و شرکت در مباحث مطروحه
- کلیه اعضاء هیات رییسه برای اجرای برنامه های عملیاتی بر اساس مسئولیتهای مشخص شده موظف به اجرا و پیگیری امور می باشند.
- در پایان دوره ۳ ماهه کلیه ی اعضای هیأت رییسه موظف به ارائه گزارش کتبی از شرح فعالیتها و مصوبات و عملیات اجرایی و میزان دستیابی به اهداف تعیین شده می باشد که مسئولیت پیگیری و تایید گزارش با ریاست هیات رییسه می باشد.
- حداقل جلسات ماهیانه هیات رییسه ۱ جلسه می باشد.
حدود اختیارات هیات رییسه
- جایگاه کمیته های تخصصی به عنوان بازوی مشورتی هیات مدیره ، سیاست گذاری و نظارتی در حوزه ی تخصصی خود در کمیته بوده و برای اقدامات اجرایی نظیر مکاتبات برون سازمانی ، عقد هرگونه قرارداد ، جذب نیرو و دریافت و پرداخت وجوه مالی از ساز و کارهای قانونی و حقوقی استصنا بهره مند شده و از طریق ارکان تعریف شده در استصنا استفاده گردد.
- مکاتبات درون سازمانی بین اعضای کمیته و سایر ارکان انجمن جزو اختیارات هیأت ریسه کمیته می باشد.
- کلیه مکاتبات کمیته با امضا ریس یا نایب ریس هیأت رییسه معتبر می باشد و مسؤلیت دعوت جلسات با ایشان می باشد.

شرح وظایف رئيس کارگروههای تخصصی
- تعیین دستور جلسات (به همراه زمانبندی مربوطه برای بررسی هر دستور جلسه) مطابق مصوبات ارجاع شده از سوی هیات رییسه
- گزارش اقدامات اعضاء کارگروه در خصوص ماموریت های محوله از سوی هیات رییسه، بعنوان ورودی هر جلسه هیات رییسه (به همراه ارائه مستندات مربوطه)
- تهیه گزارشات دوره ای عملکرد کارگروه جهت ارائه به هیات رییسه
- تهیه گزارش حضور و غیاب اعضاء کارگروه
تعامل کارگروههای تخصصی با يكديگر
- مکاتبات کارگروهها با یکدیگر از طریق روسای کارگروهها می باشد.
- لازم الاجرا شدن برخی از مصوبات کارگروه که پیگیری و اجرای آنها بایستی از طریق تعدادی از کارگروهها یا همه کارگروهها صورت پذیرد، از طریق مصوبه هيأت رییسه کمیته خواهد بود.
- در مواردي كه كار به چند کارگروه تخصصی ارجاع شود مي بايست رییس يك کارگروه كه ارتباط موضوعي بيشتري دارد به عنوان رییس اصلي انتخاب شده و ساير کارگروهها تحت نظر ایشان فعالیت نمایند.
- در راستای افزایش سطح تعامل کارگروهها با یکدیگر، در هر دوره حداکثر ۶ ماهه رئیس کارگروهها را به جلسات ادواری دعوت می نمایند و در آن جلسات کارگروهها خلاصه عملکرد خود را به همراه موانع موجود و زمینه های همکاری بین کارگروهها معرفی می نمایند.
مراجع
- اساسنامه انجمن سازندگان تجهیزات صنعت نفت ایران
- سند راهبردی استصنا
- آئین نامه ستاد هماهنگی کمیته های تخصصی و فن آوری

این آئين نامه با ۷ بند و ۵ تبصره و ۶ صفحه در مورخه ۰۳/۰۶/۱۳۹۸مورد تصویب قرار گرفته است و از تاریخ تصویب لازم الاجرا بوده و مسئولیت نظارت بر اجرای آن بر عهده ستاد هماهنگی کمیته های تخصصی و فن آوری می باشد.